Avis de convocation, assemblée générale extraordinaire

Avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire

Cher membres,

Vous êtes conviés à une assemblée générale extraordinaire du Club alpin du Canada – Section Outaouais qui se tiendra de façon virtuelle, le 27 août 2024 à 19h. Voici le lien: https://meet.google.com/bqa-nhhn-jva. Pour que l’assemblée soit valide, nous avons besoin de 10 pourcent des membres adultes, soit 16 membres.

Ordre du jour (à noter que l’ordre du jour d’une assemblée extraordinaire ne peut comprendre que les questions mentionnées dans l’avis de convocation).

1. Présentation des raisons motivant la proposition

2. Période de questions

3. Vote sur la proposition :

Le conseil d’administration propose la dissolution du “Club Alpin du Canada – Section Outaouais” dans sa forme légale au niveau du registre des entreprises du Québec. Le club continuera d’opérer de façon semblable, mais en étant un sous-comité du Club alpin du Canada. Êtes-vous pour ou contre?

4. Clôture de la réunion

Explications

Le CA propose la dissolution de l’entreprise sous sa forme légale, même si le club continuera d’exister et d’opérer à toute fin pratique de façon très semblable du point de vue d’un membre.

1. Pourquoi ce changement?

Suite à une révision interne de sa gouvernance, le bureau national a réalisé que son conseil d’administration (CA) est protégé par une assurance “Directors and Officers” (D&O), appelée assurance “Administrateurs et dirigeants” en français, mais que par contre, cette assurance ne couvre pas les CA des sections qui sont incorporées. La raison étant que les sections incorporées sont des entités légales indépendantes de l’entité légale “Club alpin du Canada”, et que l’assurance D&O du CAC ne couvre qu’un seul CA, celui au niveau national.

Ce problème fait que les membres du CA de notre section sont exposés inutilement à des risques de poursuite au niveau administratif. Nous ne sommes pas seul dans cette situation, je crois que 7 des 25 sections sont dans la même situation. Devant ce état de fait, le bureau national nous a offert 2 possibilités: 1) se dé-incorporer 2) s’acheter une assurance D&O.

Après analyse, une assurance D&O nous coûterais environ $1000 par an. Pour mettre les choses en perspective, les revenus d’abonnement pour l’année fiscale dernière étaient de $1706. C’est donc beaucoup trop cher pour nos moyens. Nous avons discuté avec plusieurs experts, et le consensus est qu’il faut une raison importante pour qu’une association comme la nôtre soit incorporée, et que ce sera plus simple et moins risqué de se dé-immatriculer. Le CA recommande donc unanimement la dé-immatriculation du club.

2. Mise en contexte au niveau des assurances.

Il y a principalement 2 types d’assurance qui nous concernent ici:

a) l’assurance responsabilité civile générale: couvre les poursuites reliées aux pertes matérielles et corporelles. C’est l’assurance principale, celle qui protègera contre des poursuites par exemple si quelqu’un se blesse lors d’une activité. Cette assurance couvre tous ceux qui ont un abonnement (participants à une activité, organisateurs, administrateurs de sections, etc).

b) assurance D&O: appelée assurance “Administrateurs et dirigeants”, elle protège les administrateurs d’un CA contre les poursuites liées à l’exécution de leur tâche. Ex: allégations de fraude, d’irrégularités, de conditions d’emploi (mise à pied injustifiée, harcèlement en milieu de travail, discrimination). Ne couvre pas les réclamations suites aux pertes matérielles ou corporelles.

3. Les options envisagées

a) Statu quo:

Pour: pas de frais annuels, le club est une entité légale et a donc plus de pouvoirs (signer des contrats, demander des subventions)
Contre: les administrateurs sont à risque de poursuite

b) Achat d’une assurance D&O

Pour: le club est une entité légale et a donc plus de pouvoirs (signer des contrats, demander des subventions)
Contre: trop cher pour nos moyens (environ $1000 par an présentement, mais peut augmenter). Ne nous protège pas à 100%. Par exemple, nous pourrions nous faire poursuivre suite à une cyber-attaque qui laisserait fuiter des renseignements professionnels. Il faudrait acheter une autre assurance spéciale pour nous protéger contre les problèmes de sécurité informatique.

c) Dé-immatriculation

Pour: Pas de frais annuels. Meilleure protection légale: notre association n’étant pas une entité légale, elle ne peut pas se faire poursuivre. Nous sommes tous des bénévoles sous l’égide du CAC. Nous devenons en quelque sorte un comité sous la responsabilité du CAC national. Par exemple si notre site web a une fuite de données, c’est le CAC national qui en est responsable. Administration allégée (pas de mise à jour annuelle au niveau du registraire, rien ne nous oblige à avoir des règlements généraux, des élections, des procès verbaux etc). En pratique, nous proposons de continuer de fonctionner de la même façon.
Contre: le club n’est plus une entité légale. Nous ne pouvons plus demander de subventions. Nous ne pouvons pas signer de contrats importants sans impliquer le bureau national.

4. La proposition du CA

Le conseil d’administration propose la dissolution du “Club Alpin du Canada – Section Outaouais” au niveau du registre des entreprises du Québec.

5. Si la proposition est acceptée

L’entité légale cessera d’exister. L’association demeurera active et continuera ses activités, mais en étant un comité sous l’égide du Club Alpin du Canada.

Nous serons dans la même situation que les 18 sections non incorporées qui font présentement partie du Club Alpin du Canada. Les gestionnaires de l’association seront les membres du CA tel qu’avant la dissolution. Tels que stipulé dans les lettres patentes du club, les actifs seront officiellement donnés à une organisation exerçant une activité analogue, soit le Club alpin du Canada. En pratique, le Club Alpin du Canada confiera au comité “Club Alpin du Canada – Section Outaouais” la gestion de ces actifs, ce qui fait qu’en réalité, les biens resteront sur place. Pour référence, en gros nos actifs sont: autour de $6000 en banque, du matériel d’escalade et d’ouverture de voies, du matériel de randonnée, quelques livres, etc.

6. Si la proposition est rejetée

certains membres du CA démissionneront pour se protéger
les activités pourraient être suspendues jusqu’à nouvel ordre (ex: jusqu’à ce qu’une nouvelle solution soit proposée, par exemple lors de l’AGA).

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter à president@cac-outaouais.org ou à me téléphoner (voir la liste des membres sur le site web).

Au plaisir de vous voir nombreux à cette assemblée,

François Bessette, président du Club alpin du Canada, section Outaouais