Organiser une expédition

Introduction

Vous voulez organiser une expédition de quelques jours en randonnée pédestre, en raquette ou en ski hors-pistes, voici un aide-mémoire pour vous accompagner dans l’accomplissement de cette tâche. En tout temps lors de l’expédition, la sécurité passe en premier, avant l’égo et la performance. C’est une liste non-exhaustive, mais un très bon point de départ pour organiser une expédition de quelques jours. Il est important que les chefs de sorties restent dans leur zone de confort (champs de compétences et niveau de difficulté).

Rôles de l’organisateur

• Être le coordonnateur principal et être la personne ressource pour le groupe
• Être rassembleur. Penser aux autres, et être inclusif.
• Être parfois le médiateur en cas de litige
• Être prévoyant. Prévoir tout les différents aspects avant et durant la sortie.

Responsabilités de l’organisateur

• Avoir les bonnes compétences nécessaires pour cette expédition.
• Afficher la sortie sur le calendrier web du club.
• Afficher l’annulation de la sortie en cas de mauvais temps.
• S’assurer que la clientèle soit familière avec le niveau de difficulté de l’expédition.
• S’assurer que les gens ont tout l’équipement nécessaire avant le départ.
• Prévoir une ou deux rencontres entre tous les membres quelques semaines avant.
• Donner ou répéter les consignes avant de partir.
• Donner les indications pour les tâches à accomplir.
• Savoir s’adapter à la clientèle présente et prendre soins de son monde.
• Prendre les décisions finales en cas de nécessités.
• Assurez-vous que les participants ont la forme physique nécessaire pour cette expédition.

Responsabilité du membre

• Être en forme physiquement
• Être à l’heure du rendez-vous.
• Avoir des vêtements adéquats pour la sortie.
• Avoir un équipement adéquat et léger pour la sortie.
• Avoir pris connaissance du projet et du trajet avant le départ.
• Mentionner si on a des conditions de santé particulières, des allergies ou intolérances bien avant le départ.
• Respecter les consignes de l’organisateur.
• Respecter l’organisateur et les autres membres.

Préparation d’une expédition

• Dates
  • Date de départ
  • Date de retour
• Durées
  • Durée total de l’expédition
  • Durée de l’expédition par journée
  • Durée du transport jusqu’au point de départ de l’expédition
  • Durée du transport à partir du point final pour le retour
• Distances
  • Distance total de l’expédition
  • Distance par journée de l’expédition
• Transport
  • Prévoir le co-voiturage si nécessaire
  • Prévoir le transport des baggages (avec une entreprise au besoin)
  • Prévoir le transport de la bouffe (ravitaillement si nécessaire)
• Trajets
  • Fournir les cartes des trajets avec les distances pour chaque journée
  • Fournir les dénivelés pour chaque journée
• Coûts
  • Déterminer tout les coûts et bien aviser vos membres de tous les frais.
• Premiers soins et sécurité
  • Une à deux trousses de premier soins (mise à jour)
  • Matelas de sol, une ou deux bâches et une éclisse
  • Une ou deux bâches
  • Cordelette
  • Un canif
  • Sachets chauffe main (warm pads en hiver)
  • Un ou des bâtons de randonnée en surplus
  • Qui dans le groupe à une formation de premier soins en région éloigné?
  • Prévoir un moyen de communication: Radios, cellulaire, InReach ou, téléphone satellite.
• Listes
  1. Liste de gens qui seront présents avec leur numéro de cell
  2. Liste de personnes contacts à rejoindre en cas d’accident
  3. Allergies et intolérances alimentaires
• Les accès
  1. Vérifier les exigences d’accès local pour la région où vous allez. Il peut y avoir des fermetures saisonnières ou temporaires, limitation du nombre de personnes dans le groupe, des frais d’accès ou d’utilisation à payer.
• Bouffe
  1. Départager les repas du groupe. Qui s’occupe de quel repas?
  2. Qui apporte quoi?
• Les objets communs (à départager)
  • 2 linges à vaisselle
  • 2 guenilles pour laver
  • 1 laine à récurer
  • Savon à vaisselle
  • Pompe à eau (au besoin)
  • Pilules pour désinfecter l’eau (au besoin)
  • Filtres à café
  • Des allumettes en bois, ou un briquet
  • Sièges de toilettes en mousse

Pendant la sortie

• Être accueillant et inclusif.
• Donner les consignes au départ (trajet-distance, durée, pauses etc).
• S’assurer du bon déroulement de chaque journée.
• Observer le non-verbale des membres afin de voir les signes de fatigues.
• En cas de ralentissement du groupe, vous devez prendre soins des plus lents.
• Pour des raisons de sécurité, on ne laisse jamais une personne seule derrière.
  Vous êtes aussi responsable de donner et/ou d’assigner les différentes tâches.

Objectif personnel

À mon avis, il est important d’avoir un objectif personnel pour effectuer une expédition. Souvent, l’objectif premier est de relever un nouveau défi par satisfaction personnelle. Parfois c’est le dépassement de soit qui nous motive. L’objectif second est le plaisir entre amis à réaliser un exploit, un défi. C’est à vous de déterminer votre objectif personnel pour votre prochaine expédition.

Notes supplémentaires

• Signalez tout accident ou incident grave survenu sur votre sortie au président du club et au VP. Le CA fera un suivit avec le national.
• Assurez-vous que tout le matériel emprunté à la section soit revenu. Si quelque chose a été endommagé retourné en mauvais état, contacté le VP afin qu’il ou qu’elle prenne les dispositions pour le remplacement ou la réparation.
• Assurez-vous que les copies originales des décharges de responsabilité signées sont remises au VP pour l’archivage. Toutes les décharges doivent être conservés pendant au moins cinq ans pour des raisons juridiques.
• Tout au long de la sortie, vous devez suivre les sept principes Sans trace (ou Leave no trace).
• Si vous devez scinder le groupe pour différentes raisons, assurez-vous que chaque groupe a un leader compétent et que vous organisez un point de rencontre plus tard dans la journée ou un système de contact.
• Assigner un leader compétent à l’avant du groupe (pour définir un rythme soutenu que les gens peuvent suivre) et à la queue (pour le pas laisser les plus lent à l’arrière du groupe).
• En tant que leader rester avec le groupe tout au long la sortie et s’assurer que tout le monde descend le sentier en toute sécurité à la fin de la sortie.

Exemple d’une expédition

Voici un document Excel à titre d’exemple à suivre pour l’organisation d’une expédition de 8 jours pour 8 personnes.

Quelques liens web pour votre information

• Comment planifier son expédition
• 7 questions pour préparer son aventure
• 10 choses que tous les randonneurs devraient savoir
• 10 choses à savoir pour se lancer sur la Long-Trail